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本文目錄一覽：

• 1、城市建設檔案管理現(xiàn)狀分析？
• 2、我國政府網(wǎng)站建設的現(xiàn)狀、問題及對策研究
• 3、檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀
• 4、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案信息化建設存在的問題及改進方向？
• 5、企業(yè)檔案管理信息化建設研究
• 6、關于檔案數(shù)據(jù)庫建設問題的探討

城市建設檔案管理現(xiàn)狀分析？

城市作為社會、經(jīng)濟發(fā)展中心，是各類信息交換、中轉和輻射的樞紐。隨著信息社會的到來，城市的建設與管理也逐漸呈現(xiàn)出新的態(tài)勢，如何利用海量信息推動城市的建設和管理，是城市建設規(guī)劃和社會信息化的研究熱點之一。城市建設檔案能夠系統(tǒng)地記載城市的建設和發(fā)展歷程，是城市管理的重要依據(jù)，因此無論是在城市建設的初期還是城市發(fā)展的穩(wěn)定期，城市建設與管理檔案資料的作用都是至關重要的。

一、城建檔案的意義

1.城建檔案為城市規(guī)劃提供依據(jù)城市規(guī)劃是研究城市未來發(fā)展、城市合理布局和管理各項資源、安排各項工程建設的綜合部署。城市規(guī)劃是對城市各要素、現(xiàn)狀和基本特點等方面進行評估后，對城市的發(fā)展作動態(tài)預測，進而提出設想并制定實施方案加以論證。城市檔案記錄著城市建設和發(fā)展的詳細資料，對城市的規(guī)劃和再建設有重要的依據(jù)作用。城市建設檔案是城市基礎設施建設和城市管理活動全過程所形成的有效資料，城市布局、市容管理、城區(qū)改造中都要以城市建設檔案為基礎，具體分析城市工程設計、產(chǎn)權產(chǎn)籍等相關問題，以避免在城市建設和管理過程中出現(xiàn)資源浪費和不必要的糾紛。

2.城建檔案是城市建設工作的基礎現(xiàn)代化的城市建設每天都在進行，城市建成及某項工程完成后都會形成第一手資料，對此資料進行分類整理后即形成檔案。城市的日常管理和維護都要以城市建設檔案為基礎來開展工作。如要了解城市地下管道網(wǎng)的鋪設走向和埋藏深度，就要獲得城市管道竣工圖紙，而這類圖紙就是城市建設檔案。管道鋪設圖紙是管道改造及新型管道鋪建的基礎。從城市建設檔案的編制形式、體系結構、保存載體和信息內容來看，城建檔案不同于一般的文書類檔案，它的體系結構多變，內容形式多樣，信息內容復雜，是城市建設活動中的專業(yè)技術和行業(yè)管理信息的積淀。城市建設工作要重視城建檔案的基礎作用。

3.城建檔案是城市管理工作的憑證城建檔案是實施城市管理的憑證。城市建設檔案主要是城市規(guī)劃區(qū)內所有單位土地征用、租用、劃撥、對換等相關檔案，城市管理部門依據(jù)以上檔案內容對已審批的項目進行清理和鑒別。項目審批檔案主要包括計劃、用地坐標、定點文件、上級審批文件、圖紙，調閱項目規(guī)劃審批檔案是對項目的建設和使用情況作基本了解的必要環(huán)節(jié)。實踐證明城建檔案是城市管理工作的重要憑證。福建省泉州市作為“海上絲綢之路”的重要城市，其城市建設檔案資料全面，內容系統(tǒng)。2003年，泉州市抗震研究小組到泉州市檔案館進行了建筑結構設計資料和工程勘查資料的收集與整理，把握了泉州市各種類型建筑的抗震性能水平，為泉州市抗震防震工作提供了原始憑證。

4.城市建設檔案具有一定的法律效用檔案不僅有憑證作用，在一定條件下也具有法律效用。同樣，城市建設檔案可以在法律上作為證據(jù)，發(fā)揮檔案的作用。城建檔案的法律效用在房產(chǎn)糾紛中使用較為廣泛。由于對相關工程報建批文保管不善或遺失等，單位和個人在辦理房地產(chǎn)權證時不能出具有效的法律證明，這時，只有城建檔案的規(guī)劃管理檔案能夠提供當時建房的法律依據(jù)，來證明房產(chǎn)的歸屬權。

二、國內城市建設檔案管理現(xiàn)狀

城市發(fā)展極大地促進了城建檔案與市場間的供需關系，社會對城建檔案的利用呈現(xiàn)多元化趨勢。本節(jié)從政策、城建檔案的內容和城建檔案的使用情況幾方面來論述國內城建檔案工作的現(xiàn)狀。

1.《中華人民共和國政府信息公開條例》為城市建設檔案的管理提供政策支持2008年5月1日，《中華人民共和國政府信息公開條例》正式實施，《條例》第二章的第十一條第（一）款規(guī)定“城鄉(xiāng)建設和管理的重大事項是重點公開的政府信息”。這一條款包含兩層含義，一是城鄉(xiāng)建設的檔案工作是必要的，各城鄉(xiāng)建設部門要配合城建檔案的工作；另外，城建檔案要積極為公眾提供使用。這一政策規(guī)定了城建檔案管理的必要性和城建檔案的利用價值。

2.城市建設檔案服務以城市規(guī)劃、城市建設和城市管理為主要內容城市建設檔案工作涵蓋城市所有地上、地下的建筑物以及城市人口、資源、社會、環(huán)境、地質信息等。而城建檔案的利用群體則比較集中，主要為建設單位、管理單位和業(yè)主，建設單位和規(guī)劃單位使用城市建設檔案的目的主要以城市建設和規(guī)劃為主。國內城市規(guī)劃業(yè)務檔案的調閱率較高，建設用地、城市、建設工程、勘測信息、建設工程規(guī)劃驗收資料等都是城市建設檔案工作的重點。依據(jù)城建檔案而進行的城市管理主要是解決城市能源缺乏、用地緊張、交通堵塞和環(huán)境污染等城市問題。同時，依據(jù)城市檔案為個人解決房產(chǎn)登記與利益糾紛也是城市管理的重要內容。

三、城市建設檔案管理工作中存在的問題

1.對城市建設檔案管理工作認識存在誤區(qū)對城市建設檔案管理工作的認識誤區(qū)主要來自三方面，一是有關領導對檔案的作用缺乏重視，從而忽視了對檔案工作的監(jiān)督和指導。其次是檔案工作者自身對檔案工作的重要性認識不足，導致工作積極性不高。最后是社會利用城市建設檔案的意識薄弱，無論是個人還是團體，在遇到有關城市用地、房產(chǎn)糾紛、城市環(huán)境污染、改造等一系列問題時，很少會調用城建檔案來幫助解決問題。

2.城市建設檔案管理工作不規(guī)范目前，國內城市基本都設有城市建設檔案管理部門，但由于經(jīng)濟實力、社會條件及人力資源的限制，城市建設檔案的管理工作還不盡如人意，存在很多不規(guī)范的工作程序。城市建設檔案內容收集不全面，沒有相應的城市資料移交制度，對檔案內容的編研力度小，信息化技術在檔案工作中的應用較少。另外，城建檔案工作與城建檔案的利用銜接不當，影響了城建檔案的使用價值。

3.城市建設各部門間溝通不暢給檔案管理工作造成不便城市建設檔案的原始資料來源廣泛，涉及眾多部門。部分利用者不具備城建方面的知識或無法準確表達自己的要求，信息的不對稱造成了相關部門對檔案信息利用不充分。由于專業(yè)所限，相關部門對城建檔案的建設工作并不了解，對城建檔案工作配合不夠。城建檔案部門對自身的工作宣傳不足，忽視與檔案資料形成者的合作，這些也是不能得到檔案資料形成部門工作支持的原因。

4.城市建設檔案的利用較為單一城市建設檔案的利用價值豐富，但就目前而言，它的利用目的還較為單一，主要是城市改造、城市管理和房屋產(chǎn)權辦理。城市建設檔案的價值有待開發(fā)，如在城市歷史的編撰過程中，城建檔案是有效的資料來源；司法取證是城建檔案的另一利用方面，近年來，城建市場的貪污腐敗、經(jīng)濟糾紛逐年增多，公檢法以及律師都需要城市檔案作為辦案依據(jù)。城市建設檔案的使用價值并沒有得到充分開放，城市建設檔案部門要積極開發(fā)此類檔案的價值，并開展主動服務。

四、加強城市建設檔案管理工作

城市現(xiàn)代化進程越來越快，城市建設檔案的作用不可忽視，城市檔案管理工作亟需加強。城建檔案工作不是獨立的工作，要注重與城市建設、城市管理部門相協(xié)調，把為城市建設和管理提供服務作為出發(fā)點和歸宿，化被動服務為主動服務。城建檔案管理工作要重視對現(xiàn)代化科技的利用，計算機、聲像技術的應用能極大地改善城建檔案工作的效率和服務效果。而科技的應用離不開專業(yè)的檔案人才，城建檔案部門在引進專業(yè)人才的同時，也要對現(xiàn)有工作人員進行技能培訓，使檔案工作者的專業(yè)知識和技能得到不斷提高。在無限量的信息中，檔案信息作為一種特殊的信息形式具有歷史性、系統(tǒng)性和實用性，是社會實踐活動的原始記錄，系統(tǒng)地反映出事物發(fā)展軌跡，對社會發(fā)展有不可替代的推動作用。城建檔案管理工作要嚴格依照《城市建設檔案管理規(guī)定》開展工作，做到“依法治檔”，明確城建檔案工作對象，形成統(tǒng)一的檔案管理辦法，使城建檔案工作逐步系統(tǒng)化、標準化、法制化。

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我國政府網(wǎng)站建設的現(xiàn)狀、問題及對策研究

政府門戶功能單一，易用性較差；

信息公開力度有待加強；

電子政務建設走“形式化”，只強調有無，不注重服務；

政府網(wǎng)站有國家的專門規(guī)定，具體情況 可以百度，只用dw的話工作量很大，

現(xiàn)在國內有專門做政府網(wǎng)站群的公司，用他們的cms做簡單操作以及容易管理

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檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理正越來越受到重視，政府及企業(yè)對檔案管理的需求也越來越大。檔案管理工作開展得越來越規(guī)范，檔案管理水平也越來越高。同時，社會對檔案建設的重視程度也越來越高，檔案館的建設得到了加強。

檔案管理發(fā)展趨勢

1、檔案管理信息化：檔案管理將更加信息化，讓檔案管理成為一個自動化的過程。

2、檔案管理的多元化：檔案管理將更加多元化，電子檔案、紙質檔案等都將成為檔案管理的重要組成部分。多種檔案管理系統(tǒng)將統(tǒng)一起來，以實現(xiàn)檔案管理整體化。

3、檔案管理的分布式管理：檔案管理將采用分布式管理的方式，將管理權力分散到各部門，提高檔案的管理效率。

4、檔案管理的科學化：檔案管理將建立一套科學的檔案管理制度，更好地建設檔案，提高檔案管理的質量。

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案信息化建設存在的問題及改進方向？

在傳統(tǒng)檔案管理模式影響下，當前一些高校檔案管理工作中存在諸多問題，難以確保查閱檔案信息的針對性以及有效性，對檔案利用工作也會產(chǎn)生不良影響。

北京大學檔案館

第一，管理思路上存在問題。在以往檔案管理工作中，檔案管理工作人員并沒有對實際情況進行充分考慮，落后的管理觀念和保管模式，以及重視保管忽視利用等問題廣泛存在，同時相應的管理思想也并未進行及時改進，墨守成規(guī)，對國家的檔案信息化政策的態(tài)度不了解等等，都對檔案管理工作的有效性和檔案信息化建設造成了嚴重的阻礙。

第二，不完整的的館藏檔案種類?，F(xiàn)階段一些高校檔案管理工作開展時，檔案分類單一化是普遍存在的問題，集中表現(xiàn)在缺乏健全的門類（主要是教學類檔案，僅少量其他門類檔案）和匱乏檔案內容（絕大多數(shù)是文字資料，圖片檔案與聲像檔案資料十分稀少）等，既不利于檔案內容的翔實，又致使檔案利用率難以提升。

檔案分類管理示例

高校檔案管理要想煥發(fā)生機，就要積極引進現(xiàn)代化管理方式，對先進的信息技術進行科學合理運用，才能更好的保障檔案管理工作效率和服務質量逐步提升，也能促使檔案管理人員對網(wǎng)絡時代高校檔案信息化建設趨勢進行認真且全面的思考。

此外，還要建立健全科學有效的檔案信息化制度，通過制度約束確保檔案管理規(guī)范化。把電子文件統(tǒng)一歸檔工作做好的同時，確保包含歸檔的范圍時間和質量要求等的制度逐步制定；建立完善檔案數(shù)據(jù)庫，在檔案數(shù)字化水平提升上不斷努力；基于先進計算機技術，積極建立完善的數(shù)據(jù)信息庫；通過對檔案內容的甄別，將檔案目錄處理工作做好……

從高校館藏檔案信息化角度來說，通過數(shù)字化處理模式的應用，借助數(shù)字化高效開展編排工作，能夠將不同檔案類別進行充分明確、分類，促使檔案信息化建設水平。

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息化建設飛速發(fā)展。當一部分高校還在持觀望態(tài)度時，已經(jīng)著手進行信息化建設的高校無疑先一步抓住了時機。

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企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經(jīng)廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網(wǎng)絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

參考文獻:

[1]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報,2014,8,1.

[2]段春雁.論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設之我見[J].辦公室業(yè)務,2013,2,5.

[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,1,18.

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關于檔案數(shù)據(jù)庫建設問題的探討

余虹劍

(中國地質調查局南京地質調查中心)

摘要 數(shù)字化各種檔案的目的是要向社會提供信息服務，這種服務需要一個由檔案網(wǎng)絡體系、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫、信息服務系統(tǒng)、檔案資源等組成的良好的服務平臺做支撐。檔案數(shù)據(jù)庫建設就是為數(shù)字化了的檔案提供服務的資源平臺。

關鍵詞 著錄 數(shù)據(jù)庫 規(guī)范 管理

1 標準化、規(guī)范化數(shù)據(jù)著錄

檔案數(shù)據(jù)庫屬于文獻數(shù)據(jù)庫，是檔案自動化的重要內容。檔案數(shù)據(jù)庫是以系統(tǒng)的方法編排的，并可通過電子方式單獨訪問的檔案數(shù)據(jù)的集合。[1]檔案數(shù)據(jù)庫建設的成功與否，在很大程度上取決于數(shù)據(jù)庫的質量。庫中的數(shù)據(jù)條目必須標準、規(guī)范，達到有序、有效，庫管理本身是科學合理的，這樣的數(shù)據(jù)庫操作性一般較強、使用面也較廣?？茖W實用的檔案數(shù)據(jù)庫在建庫時，一般都會按照相應的技術標準、管理標準和工作標準，最終形成一個自身的標準，形成規(guī)范的檔案數(shù)字化利用平臺。作為一個數(shù)字檔案館，應先建立館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，也是著錄數(shù)據(jù)庫，包括全宗級、案卷級、文件級目錄，并應注意它們之間的關系。另外，根據(jù)本單位的館藏特色開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。檔案全文數(shù)據(jù)庫涵蓋面較廣，一般含有文本型、圖形圖像型和多媒體型。目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫要實現(xiàn)結構化，促發(fā)式。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)據(jù)庫的基本，它能提供便捷的查詢路徑，閱覽者可根據(jù)需要，通過一次輸入就能提取閱覽者希望查詢的結果。提供類似查詢前必須建立基礎信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。[2]這項工作對著錄的內容特征如關鍵詞、題名、項目負責人等著錄不詳細、標準不統(tǒng)一、索引的檔案內容深度廣度不夠，在檢索時就會有誤差，出現(xiàn)檢索不準確、不全面的現(xiàn)象，在一定程度上會影響檔案利用率?？梢哉f，著錄標引是否標準規(guī)范是影響數(shù)據(jù)庫管理的關鍵因素之一，這項工作大體上決定著數(shù)據(jù)結構的合理性，這項工作能完成好是檢索系統(tǒng)查全、查準的前提。除檔案目錄數(shù)據(jù)庫外，檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、Web數(shù)據(jù)庫的建設也必須遵守檔案著錄、標引等標準的原則要求。

2 建立數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段根據(jù)有關部門的工作需要和計劃，按照內容不同，我們建立的數(shù)據(jù)庫分為成果數(shù)據(jù)庫和科技檔案數(shù)據(jù)庫，分別針對地質大調查形成的資料和單位各項目形成的資料、收集來的各項各類資料錄入數(shù)據(jù)條目。該數(shù)據(jù)庫更新到目前已收集的所有合格項目的資料和數(shù)據(jù)，針對這個數(shù)據(jù)庫還建立了目錄級數(shù)據(jù)庫共分兩級：第一級是項目大類共552條。第二級是各個項目詳細內容條目，截至擬稿更新到第一級第240條記錄的具體內容共5836條記錄。還有一大半有待繼續(xù)更新錄入。

3 保障數(shù)據(jù)安全是檔案信息數(shù)據(jù)庫的根本

檔案數(shù)據(jù)生成即必須長期甚至永久保存。該怎么保證經(jīng)過數(shù)字化后的檔案的原始性，防范這些數(shù)字內容不被篡改等，都是建設檔案數(shù)據(jù)庫時在安全方面應解決的問題。數(shù)據(jù)庫的參數(shù)設定、數(shù)據(jù)存儲方式和位置、數(shù)據(jù)傳輸途徑、使用等各個環(huán)節(jié)和整個過程都涉及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。為防止數(shù)據(jù)丟失、損毀，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息數(shù)據(jù)的安全、完整，使日積月累產(chǎn)生和收集來的檔案數(shù)據(jù)能在日后長期得到利用，必須把更新檔案數(shù)據(jù)庫安全體系、合乎實際工作需求的管理制度作為數(shù)據(jù)庫建設的關鍵環(huán)節(jié)。制定既利于工作又能監(jiān)管數(shù)據(jù)出入的防范措施，加強數(shù)據(jù)運行中的監(jiān)控和管理，使數(shù)據(jù)庫從建設到利用各環(huán)節(jié)都萬無一失。檔案數(shù)據(jù)庫建設時，經(jīng)常使用技術手段實現(xiàn)權限控制，日常的數(shù)據(jù)備份必不可少。廣義上，權限控制應設置讀寫控制、數(shù)據(jù)加密等方面，從實際工作需求出發(fā)，一般根據(jù)用戶類別、部門允許訪問范圍內(包括閱覽、下載等)的目錄和檔案數(shù)據(jù)對訪問和使用設置可訪問層度、控制和監(jiān)督。防寫控制是使信息保真的手段，使得用戶只能讀取信息，而不能修改、復制，以防止信息被篡改。加密技術可以確?？刂茩n案內容的非公開性。為保證權限控制的有效性，要在系統(tǒng)中配置使用記錄系統(tǒng)，全程跟蹤、自動記錄使用情況，進行定期檢測與維護，還要隨著高新技術的發(fā)展，引進新的安防技術。

4 檔案信息化建設需要切實加強集中統(tǒng)一的管理體制

檔案信息化建設的管理體制是從管理制度上保證業(yè)務技術的規(guī)范、標準和硬軟件選用的統(tǒng)一性，使各層次、各專業(yè)辦公都納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理當中，實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。使其不能各行其是自建系統(tǒng)，從而減少信息分割和資源浪費現(xiàn)象的發(fā)生。檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，要在較強的管理和先進的技術條件下，實行高度集中管理和方便使用相結合的模式。

5 結束語

本文闡述的只限于在檔案資料數(shù)據(jù)庫建設中遇到的極有限的實際工作問題。檔案數(shù)據(jù)庫建設是一項長期、持久的工作，作為檔案管理部門在進行數(shù)據(jù)庫建設時，要有規(guī)劃地形成數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，一般需要做用戶需求分析、本館狀況分析、效益分析等?？茖W選題，合理規(guī)劃，循序漸進，杜絕短期行為的發(fā)生，形成良性循環(huán)，檔案數(shù)據(jù)庫建設才能有持久發(fā)展的動力。

參考文獻

[1]孫淑梅.檔案管理與計算機[M].北京：檔案出版社，1987.

[2]洪漪編.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學出版社，1998.

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